IT-Dokumentation für Schulen in Österreich
Dein Schritt-für-Schritt-Guide
Die neuen BMBWF-Vorgaben zur IT-Dokumentation und zum IT-Sicherheitskonzept verlangen, dass jede Schule in Österreich ihre IT-Infrastruktur vollständig dokumentiert. In diesem Guide zeigen wir dir, wie du das mit TWINALIZE umsetzt - Schritt für Schritt, an einem konkreten Beispiel.
Was erwartet dich?
Das Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung (BMBWF) hat mit dem Rundschreiben Nr. 29/2024 die „Vorgaben zur IT-Dokumentation (Version 1.0)" veröffentlicht. Diese verlangen unter anderem:
- Eine vollständige Hardware-Inventarisierung aller schulrelevanten IT-Geräte
- Die Zuordnung von Geräten zu Räumen (Gebäude, Stockwerk, Raum)
- Hersteller, Modell, IP-Adresse und Zugangsdaten-Verweis pro Gerät
- Eine Netzwerkdokumentation mit Topologie und VLAN-Konfiguration
- Eine Dienste-Dokumentation (welcher Dienst läuft auf welchem Server)
TWINALIZE hilft dir vor allem bei der Hardware-Inventarisierung und Standortzuordnung - dem erfahrungsgemäß aufwändigsten und chaotischsten Teil. Für die Netzwerk- und Dienstekonfiguration zeigen wir dir, wie du ergänzende Dokumente als Anhänge in TWINALIZE hinterlegst, damit alles an einem Ort liegt.
Zeitaufwand für das Grundsetup: ca. 2–3 Stunden für eine mittelgroße Schule (wenn du deine Geräteliste schon hast).
Unser Beispiel: BRG Sonnental
Für diesen Guide verwenden wir eine fiktive Schule mit einer typischen IT-Ausstattung. Alle Schul- und Personennamen, Adressen, IP-Konfigurationen und Gerätedaten in diesem Guide sind frei erfunden (synthetische Daten). Jede Ähnlichkeit mit realen Schulen oder Personen ist zufällig.
Die IT-Ausstattung der Beispielschule
Schritt 1: Profil und Organisation einrichten
Nachdem du dich auf twinalize.com registriert hast, solltest du als erstes dein Profil und die Organisationsdaten anpassen. Das dauert nur zwei Minuten, sorgt aber dafür, dass die Oberfläche auf Deutsch angezeigt wird und deine Schuldaten korrekt hinterlegt sind.
Sprache auf Deutsch umstellen
TWINALIZE ist standardmäßig auf Englisch eingestellt. So wechselst du:
- Klicke oben rechts auf dein Profil-Icon (Personen-Symbol).
- Gehe auf den Tab Präferenzen.
- Klicke bei Sprache auf Bearbeiten und wähle Deutsch.
- Optional: Stelle die Zeitzone auf (UTC+01:00) Germany/Amsterdam und die Region auf Deutschland (eine Option „Österreich" gibt es aktuell nicht).
Organisationsdaten ausfüllen
Unter dem Tab Organisation hinterlegst du die Daten deiner Schule. Diese Angaben werden z. B. in Reports angezeigt.
- Klicke oben rechts auf dein Profil-Icon.
- Gehe auf den Tab Organisation.
- Klicke bei Details zur Organisation auf Bearbeiten und trage ein:
Tipp: Die Kontaktdaten unter Organisation sind die der Schulleitung oder der Hauptansprechperson. Das ist unabhängig von den BMBWF-Kontaktdaten, die du später als Attachment hinterlegst - hier geht es um die Account-Verwaltung.
Schritt 2: Standortstruktur anlegen
Bevor du Geräte erfasst, legst du die Standorthierarchie deiner Schule an. TWINALIZE unterstützt verschachtelte Standorte - du baust dir damit eine Baumstruktur, die genau widerspiegelt, wie deine Schule aufgebaut ist.
Namenskonvention
Bevor du loslegst, ein Tipp: Verwende für Räume eine Nummer als Präfix im Namen (z. B. 001 Sekretariat). Die Nummer entspricht idealerweise der Raumnummer, die auch im Gebäude an der Tür steht. So werden die Räume in TWINALIZE automatisch in der richtigen Reihenfolge sortiert. Im Nickname-Feld trägst du dann den lesbaren Namen ein (z. B. „Sekretariat") - dieser wird in der Oberfläche als Anzeigename verwendet.
So gehst du vor:
- Gehe im Menü auf Locations und klicke auf + Add.
- Lege zuerst die oberste Ebene an: Name =
Wels, Resource Category =Location, Function =City. - Lege darunter das Gebäude an: Name =
BRG Sonnental, Nickname =BRG Sonnental, Parent =Wels, Function =Building. - Lege die Stockwerke an: Name =
EG, Nickname =Erdgeschoss, Parent =BRG Sonnental, Function =Floor. Wiederhole für1.OGund2.OG. - Lege die Räume an: Name =
003 EDV, Nickname =Serverraum, Parent =EG, Function =Room. Wiederhole für alle weiteren Räume
Tipp: Für Bereiche wie Gänge oder die Aula, die kein klassischer Raum sind, nutze die Function Zone. So kannst du dort trotzdem WLAN-Access-Points oder Switches zuordnen.
Schritt 3: Allgemeine Schulinfos hinterlegen
Die BMBWF-Vorgaben verlangen allgemeine Informationen zur Schule: Schulkennzahl, Domänennamen, etc. In TWINALIZE hinterlegst du diese Infos an deiner Schul-Location.
So gehst du vor:
- Öffne die Location
BRG Sonnental. - Trage im Notes-Feld die Grunddaten ein:
SCHULSTAMMDATEN
Schulkennzahl: 401026
Schultyp: AHS (Bundesrealgymnasium)
Website: www.brg-sonnental.at
DOMÄNE
Interner Domänenname: sonnental.local
Externer Domänenname: brg-sonnental.at
MDM: Microsoft Intune (Microsoft 365 A3 Education)
3. Vergib Tags, damit diese Infos auch filterbar sind:
Schultyp-AHSSKZ-401026MDM-Intune
Hinweis zu Kontaktdaten: Die BMBWF-Vorgaben verlangen auch Kontaktdaten von Direktion, IT-Kustos, Systembetreuer und Schulwart. Da das Notes-Feld in TWINALIZE keine E-Mail-Adressen unterstützt, empfehlen wir, die Kontaktliste als separates Dokument (z. B. PDF oder Excel) unter Attachments an der Location BRG Sonnental zu hinterlegen.
Schritt 4: Serverraum und Rack anlegen
Die meisten Schulen haben einen EDV-Raum mit einem oder mehreren Racks (Serverschränken). In TWINALIZE kannst du Racks als eigene Objekte anlegen und Geräte darin platzieren.
So gehst du vor:
- Gehe auf Assets und klicke auf + Add.
- Lege das Rack an:
- Name:
Rack-EDV-01 - Nickname:
Haupt-Serverrack - Location:
003 EDV - Resource Category:
Rack - Function:
Cabinet - Type: z. B.
Cabinet 42HU - 4 units per HU(wähle die passende Größe)
- Name:
- Klicke auf Done.
Tipp: Wenn du den genauen Rack-Typ nicht findest, wähle die nächstpassende Größe. Über den Edit-Button (Stift-Symbol) beim Type-Feld kannst du bei Bedarf auch einen eigenen Typ anlegen.
Schritt 5: Hardware-Assets erfassen
Jetzt kommt der Kernschritt: Die einzelnen Geräte anlegen. Wir zeigen es am Beispiel des Schulservers, das Prinzip ist für alle anderen Geräte gleich.
5a: Server anlegen
- Gehe auf Assets → + Add.
-
Fülle die Felder aus:
- Name:
SRV-SONNT-01 - Nickname:
Domänencontroller - Location:
Rack-EDV-01(das Rack, das du in Schritt 3 angelegt hast) - Notes: ``` Primärer Domänencontroller und Fileserver. Dienste: AD, DNS, DHCP, Fileserver OS: Windows Server 2022 Standard Zugangsdaten: siehe KeePass unter \sonnental.local\it$\KeePass\server.kdbx
IP-Adresse: 10.1.0.10/24 Gateway: 10.1.0.1 ```
- Resource Category:
Hardware Asset - Function:
Server - Type: Wähle aus der Model Library → HP → ProLiant DL385 Generation 10 Plus (oder ähnlich)
- Serial Number:
CZ12345678 - Inventory Number:
INV-2022-001 - Lifecycle Status:
In Use - Lifecycle Date:
2022-09-01(Inbetriebnahme)
- Name:
- Vergib Tags für die BMBWF-relevanten Zusatzinfos:
IP-10-1-0-10_24VLAN-10-VerwaltungDienst-ADDienst-DNSDienst-DHCPDienst-FileserverOS-WinServer2022
- Klicke auf Done.
Hinweis zu Tags: TWINALIZE-Tags unterstützen nur Buchstaben, Zahlen, Bindestriche (-) und Unterstriche (_). Deshalb verwenden wir IP-10-1-0-10_24 statt IP:10.1.0.10/24. Die Punkte der IP-Adresse werden zu Bindestrichen, der Schrägstrich zum Unterstrich. Tags trennst du mit ; (Leerzeichen, Semikolon, Leerzeichen).
5b: Firewall anlegen
Gleich wie beim Server, mit diesen Werten:
Hinweis zu Functions: TWINALIZE bietet aktuell die Hardware-Asset-Functions Camera, Client, Modem, Monitor, Router, Server und Switch. Für Gerätetypen ohne eigene Function verwendest du die nächstpassende und setzt einen Typ-Tag zur Kennzeichnung:
5c: Alle weiteren Geräte
Lege nach dem gleichen Muster an:
Zeitspar-Tipp: Wenn du bereits eine Geräteliste als Excel hast, nutze die XLS-Import-Funktion. Exportiere zuerst ein leeres Template über die Export-Funktion, befülle es mit deinen Daten, und importiere es dann. So sparst du dir die Einzeleingabe.
Schritt 6: Rack-Ansicht nutzen
Wenn du deine Geräte dem Rack zugeordnet hast, kannst du die grafische Rack-Ansicht in TWINALIZE nutzen. So siehst du auf einen Blick, wie dein Rack bestückt ist.
- Öffne das Asset
Rack-EDV-01. - Wechsle in die Rack View.
- Du siehst die grafische Darstellung mit allen Geräten, die diesem Rack zugeordnet sind.
Schritt 7: Netzwerk- und Dienste-Dokumentation anhängen
Für die detaillierte Netzwerkdokumentation (VLANs, Topologie, Portkonfiguration) und die Dienste-Matrix bietet TWINALIZE die Möglichkeit, ergänzende Dokumente als Anhänge zu hinterlegen. Das ist der richtige Ort für alles, was über die reine Hardware-Erfassung hinausgeht.
7a: Netzwerktopologie anhängen
- Erstelle ein Topologie-Diagramm deines Schulnetzes (z. B. mit einem kostenlosen Tool wie draw.io) und exportiere es als PDF oder Bild.
- Öffne die Location
BRG Sonnental. - Klappe den Bereich Attachments auf.
- Lade dein Topologie-Diagramm hoch.
7b: VLAN-Tabelle anhängen
Das BMBWF verlangt eine Dokumentation der VLANs mit ID, Bezeichnung, Portbelegungen, Subnetz und Gateway. Erstelle dafür eine einfache Tabelle (z. B. in Excel) und hänge sie an die Firewall an:
- Erstelle diese Tabelle in Excel und speichere sie als
VLAN-Konfiguration_BRG-Sonnental.xlsx. - Öffne das Asset
FW-SONNT-01(Firewall). - Klappe Attachments auf und lade die Datei hoch.
7c: Dienste-Matrix anhängen
Die BMBWF-Vorgaben verlangen eine Aufstellung, welcher Dienst auf welchem Server mit welcher Software läuft. Erstelle eine einfache Tabelle:
- Speichere diese Tabelle als
Dienste-Matrix_BRG-Sonnental.xlsx. - Hänge sie an die Location
003 EDVan (dort, wo der Server steht).
7d: Kontaktliste und Raumplan anhängen
Da das Notes-Feld keine E-Mail-Adressen unterstützt, hinterlegst du die vom BMBWF geforderte Kontaktliste (Direktion, IT-Kustos, Systembetreuer, Schulwart) als eigenes Dokument:
- Erstelle ein kurzes PDF oder Excel mit den Kontaktdaten.
- Hänge es an die Location
BRG Sonnentalunter Attachments an.
Raumpläne mit eingezeichneten Netzwerkdosen hängst du an die jeweiligen Stockwerke an:
- Öffne die Location
EG. - Klappe Attachments auf.
- Lade den Raumplan hoch (z. B.
Raumplan_EG_Verkabelung.pdf). - Wiederhole für
1.OGund2.OG.
Schritt 8: Report erstellen
Jetzt, wo alles dokumentiert ist, kannst du einen Report generieren, z. B. für die Schulleitung, die Bildungsdirektion oder als Nachweis für das IT-Sicherheitskonzept.
- Gehe auf Reports im Menü.
- Wähle z. B. den Report-Typ „Inventar nach Standort".
- Filtere auf
BRG Sonnental. - Klicke auf Generate.
Du erhältst eine Übersicht aller Geräte mit Standort, Hersteller, Modell, Seriennummer und Status: Genau das, was die BMBWF-Vorgaben im Abschnitt 4 (Hardwaretypen) verlangen.
Schritt 9: Daten sichern (Export erstellen)
Deine IT-Dokumentation ist wertvoll, deshalb sorge dafür, dass du regelmäßig eine lokale Kopie hast. TWINALIZE bietet zwei Export-Formate:
XLS-Export (Stammdaten)
Der XLS-Export enthält alle Locations, Racks, Assets und Tags als Excel-Datei im selben Format wie das Import-Template. Das ist nützlich, um die Daten offline weiterzuverarbeiten oder eine Sicherungskopie der Stammdaten zu haben.
- Gehe auf Assets im Menü.
- Klicke auf das Export-Symbol.
- Wähle XLS als Format.
- Speichere die Datei lokal ab.
ZIP-Export (Vollständig mit Anhängen)
Der ZIP-Export enthält zusätzlich alle Attachments und Bilder, die du an Locations und Assets angehängt hast, also auch deine Raumpläne, Topologie-Diagramme, VLAN-Tabellen und Kontaktlisten. Das ist dein vollständiges Backup.
- Gehe auf Assets im Menü.
- Klicke auf das Export-Symbol.
- Wähle ZIP als Format.
- Speichere die Datei lokal ab.
Empfehlung: Erstelle mindestens einmal pro Semester einen ZIP-Export und lege ihn auf einem sicheren Speicherort ab (z. B. auf dem Schulserver oder in einem verschlüsselten Cloud-Ordner). So hast du auch dann eine aktuelle Dokumentation, wenn der Zugang zu TWINALIZE einmal nicht verfügbar sein sollte.
Zusammenfassung: Was deckst du mit TWINALIZE ab?
Direkt in TWINALIZE dokumentiert
- Alle Hardware-Geräte mit Hersteller, Modell, Seriennummer und Inventarnummer
- Standortzuordnung auf Raum-Ebene (Gebäude → Stockwerk → Raum)
- Lifecycle-Status (in Betrieb, ausgemustert, bestellt …)
- Grafische Rack-Ansicht für den Serverraum
- Reports für Schulleitung und Bildungsdirektion
- Daten-Export als XLS (Stammdaten) oder ZIP (inkl. Anhänge) zur lokalen Sicherung
Über Tags und Notes abgebildet
Als Anhang in TWINALIZE hinterlegt
Nicht in TWINALIZE: Separat dokumentieren
Einige Anforderungen der BMBWF-Vorgaben liegen außerhalb dessen, was ein IT-Inventarisierungstool abdeckt. Diese Punkte dokumentierst du am besten separat (und kannst sie bei Bedarf als Anhang in TWINALIZE hinterlegen):
- IT-Nutzungsordnung: Ein eigenständiges Dokument, Teil der Hausordnung
- Awareness-Maßnahmen: Schulungsplanung, Protokolle pädagogischer Konferenzen
- MFA-Konfiguration: Wird direkt im jeweiligen System eingerichtet (z. B. Microsoft 365 Admin Center), nicht im Inventar
- Detaillierte Firewall-Regeln: Direkt in der Firewall-Verwaltungsoberfläche gepflegt
- Backup-Monitoring: Automatisierte Statusmeldungen laufen über das Backup-System selbst
Jetzt starten
Du kannst TWINALIZE mit dem kostenlosen Plan ausprobieren - ohne Zeitlimit, so lange du willst. Der kostenlose Plan ist auf einen Benutzer und 100 Assets beschränkt, reicht aber gut aus, um die Standortstruktur deiner Schule aufzubauen, die ersten Geräte zu erfassen und dir ein Bild davon zu machen, ob TWINALIZE für deine Anforderungen passt. Eine typische Pflichtschule mit 30–50 Geräten kommt damit bereits aus.
Wenn du mit Kolleg:innen zusammenarbeiten möchtest (z. B. IT-Kustos und Schulleitung gemeinsam) oder mehr als 100 Assets hast, bieten die kostenpflichtigen Pläne mehr Benutzer und höhere Asset-Volumina. Dazu gibt es eine 30-tägige Testphase mit allen Funktionen des Basic-Plans für bis zu 500 Assets und 5 Benutzer - kostenlos und unverbindlich.
Hast du Fragen zur Umsetzung? Im TWINALIZE Community Forum tauschen sich andere IT-Kustod:innen über ihre Erfahrungen aus - schau vorbei!